Ambiente di lavoro e produttività
3 strategie comprovate per l’organizzazione del posto di lavoro e l’aumento della produttività
Il lavoro non produttivo ha molte facce: il team è demotivato durante le riunioni, alcuni dipendenti sono vistosamente assenti o la qualità del lavoro in generale lascia molto a desiderare. L’elenco potrebbe continuare a lungo e sono certo che ti verranno in mente uno o due esempi della tua azienda.
Troppo spesso, come contromisura, vengono proposti approcci generalizzati come “Concentrati sulla partecipazione!” o “Migliora la comunicazione!”. Ma come si possono invece ottenere strategie concrete e praticabili per aumentare la produttività?
Per rispondere a questa domanda è necessario esaminare più da vicino i fattori che influenzano in modo significativo la produttività dei dipendenti della tua azienda:
L’ambiente di lavoro
Il design e la qualità dell’ambiente di lavoro fisico possono ridurre o aumentare la produttività del team.
I flussi di lavoro
L’ottimizzazione dei flussi di lavoro in azienda aumenta l’efficienza, garantisce una maggiore trasparenza e facilita la collaborazione all’interno del team: in breve, la produttività aumenta.
L’atmosfera di lavoro
Una buona cultura aziendale ha un impatto sulla mentalità dei dipendenti e sul modo in cui interagiscono tra loro, e si riflette sulla qualità e sulla produttività del lavoro in azienda.
Cambiamenti positivi in tutte queste aree ti aiuteranno ad aumentare l’impegno dei tuoi dipendenti, a incrementare l’efficienza dei tuoi team e, infine, a ridurre l’assenteismo. In questo articolo troverai una strategia per ogni area con suggerimenti concreti per il miglioramento che ti aiuteranno a implementare nuove misure per aumentare la produttività o a espandere gli approcci già esistenti nella tua azienda.
1. Un ambiente di lavoro produttivo e piacevole
Cominciamo dalle basi: la natura dell’ambiente in cui si trovano i tuoi dipendenti. Che impatto hanno fattori come il rumore, la luce o la qualità dell’aria sulla produttività del tuo team? La disposizione dei locali favorisce la creatività e la produttività?
- Condizioni di illuminazione molto buie, scarsa qualità dell’aria e temperature elevate nell’area di lavoro o l’inquinamento acustico proveniente dai locali di produzione o di stoccaggio possono essere non solo fastidiosi, ma in alcuni casi addirittura dannosi per la salute.
È meglio chiedere direttamente ai dipendenti quali sono le condizioni che ritengono stressanti. Anche rumori apparentemente impercettibili, come lo squillo frequente di telefoni o cellulari, possono distrarre a lungo termine e avere un impatto negativo sulla produttività. - Una struttura di lavoro a pianta aperta con scrivanie collettive favorisce la creatività e la produttività. Non puoi o vuoi ristrutturare completamente i tuoi uffici?
Ad esempio, si può pensare di attrezzare una stanza specificamente per favorire i metodi interattivi di decisione o di sviluppo delle idee, con strumenti di presentazione analogici e comodi posti a sedere. - Osserva la pulizia e l’ordine del locali: una postazione di lavoro ben strutturata e ordinata, senza file in giro, scatole impilate o briciole sulla tastiera, aiuta i tuoi dipendenti a concentrarsi meglio.
2. Processi di lavoro efficienti e più leggeri
Anche i processi organizzativi dell’azienda influenzano le prestazioni dei dipendenti: quanto più chiari e strutturati sono i processi di lavoro, tanto più il team può lavorare in modo efficiente e produttivo.
- Migliora i flussi di lavoro in azienda: strutture di cartelle standardizzate facilitano la ricerca dei documenti nei vari reparti, mentre moduli e processi di approvazione standardizzati assicurano un flusso di lavoro quotidiano fluido e veloce.
- Molte attività di gestione degli acquisti o della contabilità possono essere semplificate utilizzando strumenti online e soluzioni automatizzate, come gli acquisti elettronici. In questo modo si risparmiano tempo e risorse e si alleggerisce la pressione sui dipendenti.
- Semplifica le istruzioni che sono ripetitive e richiedono molto tempo ogni volta: le linee guida o i programmi di formazione standardizzati sono ideali per l’inserimento dei nuovi dipendenti o per le istruzioni di sicurezza.
3. Una cultura aziendale positiva e aperta
Produttività, impegno e motivazione sono fattori strettamente correlati e reciprocamente dipendenti. Il nostro ultimo tema, “l’atmosfera di lavoro”, è quindi probabilmente l’argomento più complesso e allo stesso tempo uno dei più importanti per ottenere un aumento della produttività.
- Un buon equilibrio tra lavoro e vita privata e il diritto di avere voce in capitolo nella determinazione dell’orario di lavoro aumentano la motivazione e quindi la produttività. Dai ai tuoi dipendenti la possibilità di organizzare il proprio orario di lavoro in modo flessibile.
Offri l’home office per alcuni giorni o dai al team una maggiore libertà per quanto riguarda la pausa pranzo: ad esempio, se un giorno della settimana preferiscono prolungare un po’ la pausa, il giorno successivo possono iniziare prima. - Una buona comunicazione è un argomento molto complesso. Vorremmo darti i seguenti consigli di base: crea regolarmente il tempo e lo spazio per parlare di argomenti apparentemente “poco importanti” nella vita quotidiana d’ufficio, al fine di incoraggiare il dialogo.
Presta attenzione ad una comunicazione positiva durante le riunioni: evita di attribuire colpe e di rivangare vecchi problemi del passato, bensì passa a suggerimenti costruttivi per il miglioramento, con uno sguardo al futuro. - La salute dei tuoi dipendenti non si limita solo ai fattori fisici sopra menzionati, ma riguarda anche aspetti mentali come il livello di stress. La parte difficile? Sia troppo che troppo poco stress possono ridurre la produttività di una persona. Per questo motivo, è necessario conoscere molto bene il proprio team: chi svolge gli stessi compiti da molto tempo e avrebbe bisogno di una piccola spinta motivazionale con una scadenza più ravvicinata? Chi è ancora relativamente nuovo nel settore, ha ancora molto da imparare e ha bisogno di un po’ di sollievo?
Resta al passo coi tempi: l’aumento della produttività è un processo continuo
Un buon coinvolgimento dei dipendenti, un’organizzazione efficiente del luogo di lavoro e l’aumento della produttività sono argomenti spesso lenti da mettere in pratica. Non lasciarti scoraggiare dall’abbondanza di misure possibili (e spesso necessarie).
È meglio selezionare innanzitutto gli obiettivi più facili da realizzare. Quindi stabilire le scadenze per le aree più difficili e considerare quali misure a breve termine si desidera attuare passo dopo passo per raggiungere obiettivi più complessi a lungo termine.
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