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Guida ai prodotti per ufficio

L'ufficio Agile: come prendere decisioni migliori per un futuro di successo

In magazzino, nel reparto di produzione e sviluppo o per la gestione dei clienti, prendere rapidamente le decisioni giuste non è mai stato così importante. Applicando i principi del "Lavoro Agile o Scrum" innovazione e sostenibilità diventeranno parte integrante dei tuoi processi lavorativi.

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L'incertezza come principio progettuale: perché mi serve un ufficio Agile?

Concetti come "il Lavoro Agile" e Scrumm sono sulla bocca di tutti. Infatti la crescente digitalizzazione sta cambiando completamente metodi di lavoro e strutture aziendali un tempo consolidati – in ogni settore, per ogni tipo di attività.

Se in passato il lavoro era caratterizzato da lunghi tempi per la progettazione, esercizi finanziari prevedibili e processi chiaramente definiti, oggi le aziende devono affrontare le incertezze, i cicli di sviluppo e di prodotto sempre più brevi, le maggiori esigenze delle parti interessate, la comunicazione costante e la simultaneità tipici dell'economia digitale.

Pertanto i tradizionali processi di progetto e di lavoro si rivelano non essere più molto efficaci. L'industria del software è stata la prima a riconoscerlo e con Scrum ha sviluppato un prodotto flessibile adottato come modello da ogni struttura aziendale e ciclo di progetto su larga scala.

Le aziende Agile si caratterizzano per un'elevata flessibilità e un modo di pensare in rete:

  • Le diverse fasi del progetto vengono elaborate parallelamente in (sotto)team e la pianificazione dei processi viene costantemente adattata
  • I membri del progetto lavorano in team interdisciplinari, assumendo ruoli diversi e svolgendo i compiti in autonomia
  • Grazie a sotto-compiti chiaramente definiti (in termini di contenuti e di tempo), ma con contenuti comunque aperti a nuovi risultati, il tempo necessario per i progetti e gli incarichi viene ridotto al minimo e, al contempo, aumenta la qualità dei risultati
  • Modifiche, imprevisti o nuovi input vengono anticipati ed è possibile rispondervi in modo flessibile e trasparente
  • Grazie alla comunicazione costante tra tutte le parti coinvolte e il cliente, si evitano errori o false supposizioni

Di conseguenza uffici tradizionali con postazioni di lavoro fisse, uffici singoli e accessori di presentazione superati si rivelano inadatti. Infatti i diversi fattori di un'azienda Agile si integrano tra loro solamente se tutti i partecipanti sono sempre ben informati. Ecco perché allestire l'ufficio Agile secondo i principi Scrum e Agile:

  • Organizzazione degli spazi aperta e flessibile, per lavorare in team e comunicare velocemente
  • Strumenti di visualizzazione e di presentazione a ogni meeting point
  • Diversi meeting point per comunicazioni formali e informali (sala conferenze vs. bancone)
  • Diverse postazioni di lavoro (scrivanie, lounge, postazioni di lavoro in piedi) per diverse fasi di lavoro
  • Collegamento ottimale di strumenti di visualizzazione e di presentazione analogici e digitali

Scrum nell'ufficio Agile: meno meeting, più risultati

Alla base del concetto di Scrum si trova la consapevolezza che il successo di un progetto non può essere stabilito all'inizio. Occorre piuttosto elaborare un percorso analizzando coerentemente le esigenze dei clienti.

Questo si traduce in una pianificazione generale (il cosiddetto product backlog) che, durante lo svolgimento del progetto, dovrà essere adattata costantemente alle circostanze concrete, attraverso risultati intermedi, considerazioni e fasi di progetto (sprint backlog).

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In altre parole, progetti altamente complessi non diventano meno complessi, ma possono essere implementati suddividendoli in sotto-fasi, assegnando chiaramente i ruoli a ogni partecipante e utilizzando i giusti sistemi di documentazione e visualizzazione.

Tra gli elementi alla base di Scrum ci sono quattro eventi (o meeting) durante i quali i membri del team Scrum condividono il loro lavoro e i loro risultati con i colleghi e gli altri partecipanti. La particolarità di questi incontri è il loro alto grado di organizzazione:

  • Ogni evento ha un tema preciso e, di conseguenza, contenuti chiaramente stabiliti
  • Ogni evento si concentra esclusivamente su un argomento
  • Ogni evento dura un tempo determinato che non può essere superato
  • Ogni evento è perfettamente inserito nello svolgimento del progetto

Per quanto possano sembrare semplici, queste regole sono davvero rivoluzionarie rispetto alla cultura tipica delle riunioni di lavoro. Soprattutto nella fase iniziale verso un'organizzazione Agile, è necessario che la transizione venga guidata da uno Scrum Master esperto.

Egli è responsabile sia del corretto svolgimento dell'evento sia di garantire le condizioni necessarie per i quattro diversi tipi di meeting. E questo vale anche per l'allestimento dell'ufficio.

Allestire l'ufficio Agile: quattro scenari, quattro diverse esigenze di allestimento

Anche se i quattro tipi di meeting previsti da Scrum sono solo una parte del lavoro Agile, sono un esempio perfetto di come determinate condizioni, allestimenti e decisioni interagiscono in un'azienda moderna.

Durante lo Sprint Planning vengono delineati gli obiettivi e i compiti (task) della fase di progetto successiva (sprint). Questo incontro di tutti i ruoli del framework Scrum (ovvero il Product Master, il Team e lo Scrum Master) dura al massimo due ore per ogni settimana di Sprint e dovrebbe quindi svolgersi in una sala allestita in modo ottimale, con superfici di lavoro sufficientemente spaziose e tecnologie di presentazione moderne.

Il Daily Scrum è una riunione che si tiene ogni giorno tra i membri del team Scrum e lo Scrum Master. Dura al massimo 15 minuti e analizza cosa è stato e non è stato fatto il giorno precedente, e cosa occorre fare prima della riunione successiva. Si partecipa rimanendo in piedi per attenersi alla brevità dei tempi. Un bancone è il punto d'incontro ideale, mentre una lavagna task è indispensabile per visualizzare con chiarezza i compiti svolti e quelli ancora da svolgere.

La Sprint Review si svolge al termine di un ciclo di Sprint. È particolarmente importante avere un feedback dal cliente sullo stato attuale del prodotto o del progetto per pianificare i passi successivi. Questo meeting, della durata massima di un'ora ogni settimana di Sprint, dovrebbe tenersi in una sala conferenze di rappresentanza, dove il cliente può farsi un'idea positiva dell'azienda. Anche in questo caso sono imprescindibili moderni strumenti per presentazioni.

Anche la Sprint Retrospective si svolge al termine di un ciclo di Sprint ed è un'occasione per il team per pensare in modo critico al lavoro svolto. In occasione di questo incontro di 45 minuti, il team dovrebbe riunirsi in un ambiente piacevole, lontano dal vero e proprio posto di lavoro e dalle sale meeting ufficiali. Angoli lounge con tavoli alti e poltrone sono una buona soluzione.

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Sei pronto per un ufficio Agile? Ecco come allestire le aziende moderne

In un ufficio Agile il perfetto collegamento di strumenti di visualizzazione e di presentazione analogici e digitali gioca un ruolo fondamentale. Con parole chiave come visualizzazione e comunicazione, le classiche lavagne bianche e le lavagne a fogli tornano alla ribalta.

Come lavagna task, strutturata secondo i principi della lavagna Kanban, è possibile usare una lavagna bianca su cui sviluppare e ordinare i task quotidiani o grandi fasi di programmazione del lavoro.

Queste lavagne dovrebbero essere presenti nei luoghi in cui i team si incontrano (quotidianamente): non solo nella sala conferenze o in un ufficio singolo, ma anche vicino a un bancone o a un meeting point.

Naturalmente, l'ufficio Agile è digitale. Pianificazione e documentazione vengono sviluppate in modo collaborativo con gli strumenti digitali. Di conseguenza la tecnologia mobile (tablet, notebook e smartphone) è particolarmente importante e

va integrata con strumenti di presentazione e di lavoro come il porta-tablet da tavolo GO-TO™ o il kit per APP Capture, con cui digitalizzare grafici analogici.

Presentazioni migliori per risultati migliori

Il motto del lavoro Agile è: poche parole, grandi risultati. Di conseguenza corsi di formazione sulla comunicazione e una nuova cultura di meeting sono componenti importanti dell'organizzazione Agile. Tutto questo richiede pratica, input e tempo.

Siamo a tua disposizione per consigliarti l'allestimento giusto per il tuo ufficio Agile. Mettiti in contatto con noi.

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