Sistemi di organizzazione: per porre fine alla confusione e trovare tutto subito.

Se il sistema utilizzato finora in ufficio funziona, te ne accorgerai al più tardi in occasione di verifiche fiscali o bilanci di fine anno. Se i tuoi collaboratori cercano in modo confuso questo o quell'ordinativo, in tal caso è giunta l'ora di riflettere sul sistema di archiviazione e di ordinare appositi sistemi di smistamento da kaiserkraft. Anche nell'organizzazione quotidiana una logistica informatica intelligente rappresenta l'ago della bilancia affinché tutto funzioni perfettamente.

Perché in ufficio l'ordine è importante?

Anche se questa è l'era della digitalizzazione, in ufficio si utilizza ancora con frequenza molta carta che, come inserto informativo, non ha perso un briciolo di importanza. Questi documenti e ordinativi cartacei devono essere a disposizione su richiesta di qualsiasi collaboratore in qualsiasi momento.

Se questo non avviene, un ordinativo può andare perso perché il collega responsabile non ha trovato tutti i documenti. Oppure si corre il rischio di fare due volte lo stesso lavoro perché il collaboratore non sapeva che esistevano già documenti in merito.

In sostanza, i sistemi di organizzazione e il principio di smistamento che li caratterizzano soddisfano i requisiti più importanti di una perfetta organizzazione. Ogni collaboratore sa cosa deve fare e trova tutti i documenti rilevanti in un posto fisso. I responsabili hanno sotto controllo mansioni e incarichi attivi e possono redigere di conseguenza i programmi settimanali, che a loro volta sono subito disponibili per tutti i collaboratori interessati.

Sistemi di organizzazione e relativi campi di applicazione

kaiserkraft offre sistemi organizzativi per la sezione di prodotti per l'ufficio, ma anche sistemi di smistamento per magazzini, officine o stabilimenti di produzione. L'impiego di tali prodotti è sempre molto flessibile e si adegua alle singole esigenze aziendali, anche se determinati prodotti nascono appositamente per un determinato settore:

Le lavagne di smistamento e i pianificatori per officine fanno parte della pianificazione e diffusione di informazioni per mansioni e incarichi attivi. Qui ad esempio vengono smistati descrizioni di incarichi o elenchi di ordini secondo collaboratore e giorno settimanale, facendo così ordine contemporaneamente su più livelli.

Il servizio postale interno fa risparmiare tempo consegnando lettere e pacchetti direttamente ai destinatari, mentre le stazioni di smistamento per ufficio od officina sono dei veri toccasana per mettere ordine nel caos di cianfrusaglie.

I documenti informativi conservati in colonne girevoli sono smistati in modo ottimale oltre ad essere direttamente e facilmente accessibili.

Come allestire un ufficio ben organizzato?

Al più tardi, dopo aver ordinato da kaiserkraft nuovi sistemi di organizzazione, dovresti analizzare in modo critico il sistema di archiviazione finora utilizzato. La domanda da porsi è: il collaboratore X trova davvero sempre l'informazione Y?

E qui non dovresti analizzare solo cognizioni generalmente rilevanti, ad esempio contenute in documenti o nella pianificazione settimanale, bensì guardare anche sulle scrivanie dei collaboratori: ci sono qui stazioni di smistamento affinché ogni collaboratore possa organizzare da solo le sue mansioni?

In molti uffici il sistema di smistamento è una struttura consolidata che viene trasmessa come conoscenza implicita. Il difficile arriva quando non funziona il trasferimento delle conoscenze dai vecchi ai nuovi collaboratori. Per questo motivo dovresti veramente scrivere chiare indicazioni su ogni sistema di archiviazione e su tutti i cassetti e, per ancora maggiore chiarezza, utilizzare colori distintivi per documenti o determinati reparti e colleghi.

Alla fine si deve ancora controllare la sede di una determinata fonte di conoscenza: sono tutti in grado di richiamare la propria posta indipendentemente dal sistema a turni? Tutti i collaboratori interessati hanno accesso ai documenti degli ordini o devono attendere che apra la segreteria? Sanno dove vengono conservati i materiali per ufficio e possono accedervi?

Per tutte queste domande kaiserkraft offre la giusta risposta di prodotti. Se possiamo esserti utile nella scelta dei prodotti, contattaci!.

eurokraft pro Sistemi di organizzazione